Perencanaan merupakan langkah pertama dalam proses administrasi. Perencanaan terdiri dari mendefinisikan strategi yang membantu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pada dasarnya, perencanaan adalah alat yang digunakan dalam manajemen untuk menetapkan tujuan dan memilih cara untuk mencapainya. Hal ini memungkinkan tindakan yang konkret dan pasti untuk diikuti. Dengan perencanaan Anda dapat menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, di mana dan kapan akan dilakukan dan berapa biayanya.
Demikian pula, alat perencanaan ini memungkinkan kita untuk memutuskan pada saat ini apa yang akan kita lakukan di masa depan. Pertama masalah didefinisikan, kemudian masa lalu dianalisis dan rencana yang harus kita ikuti disusun.
Langkah-langkah perencanaan
Memang, setiap perusahaan atau organisasi ada untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk alasan ini, misi harus membenarkan alasan keberadaan perusahaan pada saat ini. Sedangkan visi menunjukkan apa yang diharapkan perusahaan di masa yang akan datang.
Oleh karena itu, definisi yang jelas dari misi, visi dan nilai-nilai perusahaan menentukan jenis klien yang dilayaninya, produk yang ditawarkan dan kebutuhan yang dipenuhinya. Perencanaan harus sesuai dengan aspek fundamental organisasi tersebut.
Langkah-langkah utama yang harus diikuti dalam proses perencanaan adalah:
1. Menilai situasi saat ini
Pertama, penilaian situasi harus mencakup analisis terhadap faktor-faktor yang paling penting bagi perusahaan. Faktor-faktor tersebut dapat berupa indikator ekonomi, tren pasar, persaingan dan sumber daya yang dimiliki perusahaan.
Dengan kata lain, perencanaan dimulai dari lingkungan organisasi. Dengan ini, tujuan perusahaan ditentukan dan tujuan jangka pendek, menengah dan panjang yang diharapkan dapat dicapai ditentukan. Berusaha memanfaatkan peluang dan menghindari ancaman dari lingkungan.
2. Definisi tujuan dan sasaran
Kedua, tujuan dan sasaran menentukan apa yang paling penting yang ingin dicapai organisasi dalam jangka pendek, menengah dan panjang. Tujuan harus didefinisikan dengan jelas, oleh karena itu harus realistis, terukur dan relevan dengan organisasi.
Tentu saja, tujuan adalah poin umum di mana semua karyawan perusahaan harus bekerja. Menjadi titik kunci yang memandu tindakan dan aktivitas masyarakat.
3. Siapkan rencana aksi
Ketiga, jika tujuan ingin dicapai, perlu untuk menentukan rencana tindakan. Rencana tindakan menunjukkan kegiatan khusus yang harus dilakukan untuk memenuhi tujuan. Selain itu, tindakan konkrit tersebut dapat berupa strategi atau taktik yang harus dilakukan untuk memenuhi tujuan dari rencana tersebut.
4. Alokasi sumber daya
Keempat, sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan rencana tersebut dapat berupa manusia, finansial, fisik, dan material. Sumber daya ini harus dialokasikan sesuai dengan tindakan atau kegiatan yang diwujudkan dalam perencanaan.
Sumber daya ini tentu perlu diatur secara efisien dalam proses perencanaan. Demikian juga, proses kontrol harus dipertahankan selama pelaksanaan rencana.
5. Jalankan rencananya
Kelima, pelaksanaan melibatkan menempatkan rencana tindakan ke dalam tindakan. Untuk ini, perlu untuk mendelegasikan wewenang, dengan cara yang sama menetapkan tugas dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan rencana. Sepanjang pelaksanaan rencana, umpan balik dapat diberikan sesuai kebutuhan.
6. Kontrol
Terakhir, pengendalian diperlukan dalam proses perencanaan agar tujuan dapat tercapai. Untuk itu, harus ada tindak lanjut bagaimana kegiatan itu dilaksanakan dan bagaimana tujuan itu dicapai.
Prinsip perencanaan
Prinsip perencanaan yang paling penting adalah:
1. Akurasi
Di atas segalanya, ketika melakukan proses perencanaan, itu harus dibuat sejelas dan setepat mungkin. Karena rencana harus memandu tindakan nyata yang akan dilakukan. Makanya harus sespesifik mungkin agar tidak menyebar atau terlalu umum. Dengan cara ini, akan mungkin untuk mencapai bahwa tujuan terpenuhi secara efisien dan efektif.
Demikian juga, presisi menghindari improvisasi atau ketidakjelasan dalam eksekusi. Agar rencana itu berhasil, harus didasarkan pada data nyata dan penalaran yang tepat dan tepat.
2. Fleksibilitas
Organisasi selalu berubah, tentu saja, sehingga perencanaan harus fleksibel agar mudah beradaptasi dengan perubahan. Oleh karena itu, harus mampu beradaptasi dengan perubahan yang mungkin terjadi setelah rencana disusun.
Memang, setiap rencana pasti memiliki margin of slack dalam menghadapi situasi yang tidak terduga. Menemukan pedoman tindakan baru yang memungkinkan penyesuaian dengan situasi baru.
3. Kesatuan
Penting untuk dicatat bahwa, meskipun setiap departemen organisasi diberi tujuan atau sasaran tertentu, seluruh rencana berorientasi pada pencapaian tujuan bersama. Dengan kata lain, meskipun ada rencana khusus untuk setiap unit, semua harus dikoordinasikan dengan rencana umum.
Tentunya semua harus terintegrasi secara sempurna untuk mencapai koordinasi fungsi, sumber daya dan kegiatan yang memadai. Hanya dengan cara ini adalah mungkin untuk mencapai tujuan.
4. Kelayakan
Di sisi lain, rencana tersebut tidak boleh terlalu ambisius sehingga tidak mungkin untuk dicapai. Tetapi tidak terlalu optimis sehingga tampaknya sangat mudah untuk dicapai. Disarankan agar rencana tersebut dapat dilaksanakan, menyesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan organisasi.
Tentunya perencanaan harus realistis, oleh karena itu harus disusun sesuai dengan kenyataan, dengan pengalaman dan dengan sumber daya yang dimiliki perusahaan.
Fitur perencanaan
Fitur utama dari perencanaan adalah:
- Ini adalah alat yang digunakan untuk membuat keputusan penting dalam suatu organisasi.
- Proses perencanaan berusaha untuk mengoptimalkan pencapaian tujuan.
- Ini berusaha untuk menyesuaikan tujuan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan sumber daya yang tersedia.
- Mendefinisikan tindakan nyata yang dilaksanakan pada saat ini untuk mencapai tujuan masa depan.
- Perencanaan adalah proses yang rasional dan disengaja.
Jenis perencanaan
Di antara jenis proses perencanaan yang kami temukan:
1. Strategis
Bagaimanapun, perencanaan strategis adalah yang mendefinisikan pedoman tindakan dari rencana umum organisasi. Ini dilakukan oleh manajer senior perusahaan. Ini melibatkan seluruh perusahaan, tujuan jangka menengah dan panjang umumnya ditetapkan dan ditentukan.
2. Taktik
Di sisi lain, perencanaan taktis mencakup rencana khusus untuk setiap unit atau departemen dan mereka berada di bawah rencana strategis. Mereka adalah rencana yang sangat rinci karena mereka memandu tindakan setiap departemen. Inilah sebabnya mengapa disebut juga perencanaan fungsional.
Biasanya, itu mencakup rencana terperinci untuk setiap area manajemen perusahaan dan selalu berada di bawah rencana umum perusahaan. Mereka juga terkait dengan keputusan jangka pendek.
3. Operasional
Mereka umumnya rencana jangka pendek, terkait erat dengan perencanaan taktis. Mereka adalah tindakan dan kegiatan yang harus dilakukan pada tingkat terendah dari organisasi bisnis.
Dengan cara ini, perencanaan operasional menentukan bagaimana sumber daya dialokasikan untuk melaksanakan rencana tersebut. Merupakan perencanaan jangka pendek untuk setiap wilayah operasional. Ini menetapkan langkah-langkah yang harus diikuti dan waktu di mana mereka harus dipenuhi.
Kesimpulannya, dapat dikatakan bahwa proses perencanaan sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk mencapai tingkat kinerja yang tinggi. Nah, melalui perencanaan, tujuan dan sasaran yang diharapkan dapat dicapai ditentukan. Selanjutnya, cara yang paling cocok untuk mencapai hal ini dapat dipilih. Tanpa rencana, sumber daya manusia, keuangan dan material yang dimiliki perusahaan tidak dapat dikelola secara memadai.